home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / sbas10 / oe.doc < prev    next >
Text File  |  1990-05-09  |  57KB  |  1,576 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                  SBAS
  9.  
  10.              ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                Version 1.0
  15.  
  16.  
  17.                     Copyright (c)1989-90 Millrose Corportion
  18.                            All rights reserved
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                       THIS PROGRAM REQUIRES 484k RAM
  23.  
  24.                         A HARD DISK IS REQUIRED
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.            DISCLAIMER
  42.  
  43.           Millrose   Corporation   has   taken  due  care  in  the
  44.           preparation   of   this   program   and   the    related
  45.           documentation,  including but not limited to development
  46.           and testing.  Millrose makes  no  expressed  or  implied
  47.           warranty  of  any  kind  in regard o the programs or the
  48.           documentation.  In no event shall Millrose be liable for
  49.           incidental or consequential damages in  connection  with
  50.           or arising from furnishing, performance or use of any of
  51.           these  programs.  Further  Millrose reserve the right to
  52.           revise the programs  and/or  the  related  documentation
  53.           from  time  to time without any obligation to notify any
  54.           persons or organizations of such revisions or changes.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                                         Millrose Corporation
  60.                                         7210 Jordan Ave., B-22
  61.                                         Canoga Park, Calif., 91303
  62.                                         (818) 594-5908
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.            SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  75.  
  76.  
  77.            OVERVIEW:
  78.  
  79.                 The program is designed to provide the Small
  80.           Business with a easy to use program which will:
  81.  
  82.                        1.  Enter Customer Orders
  83.                        2.  Check orders against inventory
  84.                        3.  Adjust price on individual items
  85.                        4.  Print "picking slips"
  86.                              (showing ship & back orders)
  87.                        5.  Allow you to edit sales orders
  88.                              (for price and/or quantity)
  89.                        6.  Print Customer invoices
  90.                        7.  Maintain accounts receivable
  91.                        8.  Print Customer statements
  92.                        9.  Print Accounts receivable aging
  93.                       10.  Maintain product inventory
  94.                       11.  Print inventory on hand
  95.                       12.  Print inventory list at cost
  96.                       13.  Print list for taking physical inventory
  97.                       14.  Compare book and physical inventory
  98.                       15.  Update book inventory for physical
  99.  
  100.  
  101.                 At first glance it may appear that the program may
  102.           be complicated to operate.  On  the  contrary,  we  have
  103.           attempted  to  make  the  overall operation as simple as
  104.           possible.  Of course,  it is helpful if you have a basic
  105.           knowledge  of  bookkeeping  and  maintaining a perpetual
  106.           inventory and an accounts receivable operation.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.            page -1-
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.           GETTING STARTED
  135.  
  136.           This disk contains INVR.EXE a self-extracting compressed
  137.           program. This program may be installed on your hard disk
  138.           drive C by using the INSTALL program supplied  with  the
  139.           disk.  The  install  program  will  create  a  new  sub-
  140.           directory  (INVR),   copy  INVR.EXE  to  the   new   sub
  141.           directory, extract the files and then erase INVR.EXE.
  142.  
  143.           If  you  do not wish to use the INSTALL program you must
  144.           do the following:  Make a new sub directory on your hard
  145.           disk.  Copy  the file INVR.EXE to the new sub directory.
  146.           Change to the new sub  directory.  At  the  prompt  type
  147.           INVR  and  press return.  This will start the extraction
  148.           routine.  To reduce files on your hard disk you may then
  149.           erase the file INVR. EXE
  150.  
  151.  
  152.           The return to the C> and change directory to C:\invr
  153.           To start the program at the C:\invr>
  154.                 Type OE  then press the return(enter)key.
  155.  
  156.                 The first screen you will see when you first start
  157.           the program is:
  158.  
  159.           ENTER YOUR COMPANY INFORMATION
  160.    --------------------------------------------------------------------
  161.                           GENERAL INFORMATION
  162.  
  163.      1.  YOUR NAME:
  164.  
  165.      2.  ADDRESS:
  166.  
  167.      3.  CITY:                         4. STATE:        5. ZIP:
  168.  
  169.      6.  FISCAL YEAR END:              7. CURRENT MONTH END:
  170.  
  171.      8.  SALES TAX RATE:         %  (ENTER AS 6.5;3.25;4.75,6.00 etc)
  172.  
  173.      9.  LAST INVOICE NUMBER:         10 LAST SALES ORDER NUMBER:
  174.  
  175.     11.  LAST CREDIT MEMO NUMBER:
  176.    --------------------------------------------------------------------
  177.             ENTER ITEM NUMBER TO CHANGE, 0 TO ACCEPT
  178.           Items  1-7 should be self evident as to the information.
  179.           Item 8 will be the Sales Tax charged  on  your  sales(if
  180.           any).  This  may  be  entered  as a whole number and two
  181.           decimal points.  Item 9 will be the last invoice  number
  182.           you  have  used.  Should  you  wish  to  start numbering
  183.           invoices with this system the number will be  0  (zero).
  184.           Items   10   and   11  will  be  the  last  sales  order
  185.           number(picking slip) and the last  credit  memo  number.
  186.           As with the invoices, should you wish to start numbering
  187.           with  this system the number will be 0 (zero).  When the
  188.           information is entered and accepted you will proceed  to
  189.           the main menu.
  190.           After the information has been completed, enter 0 (zero)
  191.           and  press return to accept.  The next screen will allow
  192.           you  to  change  transaction  dates,   and  request  you
  193.           indicate on which Drive your data is located.
  194.  
  195.           page -2-
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                 The  first  step  in  setting up the program is to
  203.            enter all of your  customers.  Each  customer  will  be
  204.            assigned a sequential number by the computer.  You will
  205.            enter  the basic information about your customer,  such
  206.            as Bill To:  Name, Address, Phone Number, Buyer, Credit
  207.            Limit and the Ship To: Name, address, and phone number.
  208.                 When  you  have  finished  entering  all  of  your
  209.           customers use SELECTION 2  ACCOUNTS  RECEIVABLE  of  the
  210.           main  menu  to access a sub menu.  From the Sub menu use
  211.           SELECTION 6 LIST  CUSTOMER  NAME/ADDRESS  to  prepare  a
  212.           listing  of  your customers.  The listing may be prepare
  213.           either in Customer number sequence or alphabeticallly.
  214.                 Then you must enter  all  of  your  products  with
  215.            descriptions,  make,  model, inventory on hand, minimum
  216.            stock,  regular  price  and  two  discount  prices.  In
  217.            addition   you   may   enter  two  comments  lines  (45
  218.            characters each) with  special  information  about  the
  219.            product.  You  may wish to enter comments regarding the
  220.            lead time to purchase and/or manufacture the product.
  221.                 If you wish to do a  practice  session  first  see
  222.           Appendix A for details on preserving you Data files.
  223.                 There  are  two  screen  you  will  be seeing very
  224.            frequently in the operation of the program.  One of the
  225.            screens is the information  about  your  customer.  The
  226.            screen will be similar to the following:
  227.  
  228.            --------------------------------------------------------
  229.            |              CUSTOMER MASTER FILE                    |
  230.            --------------------------------------------------------
  231.            |         BILL TO                       SHIP TO        |
  232.            | 1. NAME:                   9. NAME:                  |
  233.            |                                                      |
  234.